I oppstarten av prosjektet ble flere aktuelle bygg analysert og stresstestet opp mot romprogram, for økning i antall ansatte, endringer i arbeidsplasskonsept, fleksibilitet og arealeffektivitet. Den samlede vurderingen av disse punktene, sammen med andre kriterier som bærekraft, estetikk og lokasjon, gjorde at valget til slutt falt på det nye kontorbygget Harbitz Torg på Skøyen. Bygget har BREEAM-NOR sertifikat Excellent, og er en del av et større byggefelt med boliger, barnehage, butikker og aktivitetstilbud som kan komme de ansatte til nytte. Her får Oslo-kontoret til Rambøll blant annet redusert antall etasjer fra 8 til 2,5, noe som ble vurdert som et virkemiddel i strategien om økt samarbeid på tvers av avdelinger og divisjoner.

Parallelt med søk og valg av nytt kontorbygg har det foregått en brukerprosess bestående av befaringer, samtaler og workshops med ansatte og ledere. Det er i tillegg gjort tellinger og egenregistreringer av tilstedeværelse over flere uker, for å kunne basere valg av arbeidsplasskonsept på et solid grunnlag. I kartleggingene viste det seg et stort spekter av behov. Konseptet måtte favne de mange ansatte som sjelden var på pulten sin, og de som var veldig stasjonære. I samtaler og workshops kom det blant annet frem at det var behov for soner som var tilrettelagt for ulike aktiviteter, med hovedvekt på samarbeid og prosjektarbeid på tvers av avdelinger. Totalvurderingen resulterte i en anbefaling om åpne arbeidssoner med rikelig av multirom og etablering av sentrale funksjonsspesifikke soner, i et delvis aktivitetsbasert konsept. Ambisjonen er at man skal kunne vokse en del innenfor det samme leiearealet, ved å gradvis øke andelen delte plasser.

Arbeidsplasskonseptet er utviklet av mtre arkitekter, og fulgt og videreutviklet av Henning Larsens interiørarkitekter. Videreutviklingen har skjedd i testing av konseptet i plantegninger og innplassering av avdelinger, og i workshops med avdelingsrepresentanter. Dette har ført til et skreddersydd konsept, som er tilpasset til hver avdeling og deres behov.

Alt fra belysning og el-punkt til plassering av multirom, møterom, prosjektsoner og stillesoner er nøye planlagt slik at man oppnår en så fleksibel og optimal løsning som mulig. Man vet ennå ikke helt hva konsekvensene av pandemien har på fremtidens arbeidsplass, men disse lokalene vil i stor grad kunne tilpasses fremtidige behov uten ombygginger, som er positivt for økonomien og i et bærekraftperspektiv.

Rambøll har sin egen internasjonale brand guide, som legger føringer for alt fra skilting til farger og møblering. Interiørarkitektene har tolket denne i en lokal kontekst, og sørget for at identiteten styrkes gjennom å utforme tidsriktige lokaler som fremhever det som er typisk for Rambøll. Utarbeidede interiørkonsepter, detaljeringsplaner og møbleringsplaner er presentert i flere runder både for ledergruppen og brukergruppen i prosjektet, med påfølgende justeringer. Kommunikasjon og reell påvirkningskraft rundt disse var viktig for å forankre løsningene på alle nivå i organisasjonen, og for å fremme eierskap hos alle. Anskaffelser og gjenbruk av møbler har også vært en stor del av prosjektet. Estimert nyverdi på gjenbrukte møbler er rundt NOK 5 millioner. Disse er flettet sammen med nye møbler på en så sømløs måte som mulig, slik at de til sammen skaper gode og helhetlige rom. Møbler som ikke lot seg gjenbruke hos Rambøll – enten på grunn av størrelse eller funksjon, er solgt videre til leverandør av bruktmøbler slik at de kan komme andre til nytte.